среда, 17 февраля 2016 г.

Как хранить визитные карточки

Контактная информации просто незаменима для бизнес-сотрудничества и бизнес-коммуникации. Когда вы получаете визитную карточку с контактной информацией, потрудитесь проследить за тем, чтобы она в итоге оказалась в таком месте, в котором вы легко сможете ее найти, как только в этом возникнет необходимость. Не важно – владеете ли вы своим бизнесом или просто много вращаетесь в бизнес-кругах, наведя порядок в визитках, которые вы получаете, вы сможете гораздо быстрее находить нужных людей, что в свою очередь может обеспечить вам более высокие продажи и больше денег у вас в карманах. Вот вам несколько идей по поводу того, как эти самые визитки можно организованно хранить.

Шаги

1
Посмотрите на визитку сразу после того как вы ее получили.Внимательное и немедленное прочтение визитки сразу после ее получения – это отличный способ запомнить имя ее хозяина вместе с его лицом. Форма обращения и ученая степень тоже обычно бывают написаны на визитной карточке, так что вот вам еще одна путеводная ниточка, которая подскажет, кто это и чем он/она занимается.



2
Заведите место, куда вы будете складывать визитные карточки после того, как вы их получили. Если вы берете с собой на встречи сумку или блокнот, то отведите в них место, куда можно сложить полученные визитки. Куда бы вы не решили их складывать, ни в коем случае не кладите их среди своих листов с записями или не засовывайте их в карман – там они точно потеряются или постираются вместе с вашими вещами.

3
Храните контактную информацию людей в своем компьютере. Когда возвращаетесь с бизнес-ланча, ярмарки-выставки или встречи, немедленно сложите все полученные визитные карточки в надежное место. Идеально подойдет ящик письменного стола или другое место, в которое другие люди обычно не заглядывают. Как только у вас появится время, достаньте все собравшиеся в вашем ящике стола визитки и занесите всю контактную информацию с них в Outlook, Excel, Access или даже просто Word.

4
Заведите колонку «Заметки» в каждом файле, посвященном одной визитке. Внесите туда любую информацию, которой нет на самой визитной карточке: чем этот человек занимается, какую информацию или перспективное сотрудничество он для вас обрисовал, когда вы встретились и т.д.

5
Создайте классификацию бизнес-контактов. Разделите их на отличные, более-менее или потенциальные и такие, которые вам вряд ли еще понадобятся. Для этого можно использовать нумерацию, где 1 нужно помечать ценные контакты, 2 – возможные, а 3 – те, с которыми вы вряд ли еще будете иметь дело. Также можно использовать цветовые обозначения: зеленый для ценных бизнес-контактов, желтый – для возможных, и красный – для безнадежных соответственно. Выберите удобный и запоминающийся для вас вариант, который позволит вам лучше запомнить контактную информацию своих партнеров.

6
Расположите контактную информацию своих партнеров таким образом, чтобы ее потом можно было легко найти. Ее можно расположить в алфавитном порядке по первой букве фамилии человека или по первой букве названия компании; по первой букве города, где вы встретили этого человека (если вы часто путешествуете); или по отрасли промышленности,в которой этот человек работает. Таким образом вы можете просто ввести в строку поиска ту информацию о нужном человеке, которую вы помните, и компьютер выдаст вам список контактов, которые удовлетворяют заданным параметрам поиска.
Многие специальные компьютерные программы, целью которых является создание базы данных ваших контактов, могут сортировать ваши контакты любым желаемым для вас способом и сделать их легко находимыми, если вдруг вы помните только несколько ключевых слов для поиска. Если вы воспользуетесь одной из таких программ, то вы сэкономите много времени на ручной сортировке визитных карточек с данными.

7
Храните визитные карточки старым-добрым способом. Поместите их в адресную картотеку или визитницу, которые можно приобрести в магазинах канцелярских товаров.
Такой старомодный способ хранения контактной информации, даже если он представляет из себя просто стопку визиток, перетянутую резинкой, будет неплохой страховкой для вашего электронного хранилища на компьютере.
Вам придется решить, как вам удобнее рассортировать свои визитные карточки: по имени, названию компании и т.д.

8
Как только вы получили от кого-то визитную карточку, тут же (максимум через несколько дней) запишите на ее обороте то место, где вы повстречали этого человека. Так вы точно этого не забудете. Также лучше вкратце записать на обороте, о чем вы говорили, чтобы потом, когда вам нужно будет связаться с этим человеком, вы смогли напомнить ему или ей, где вы встретились, спросить, как поживают дети или припомнить что угодно из того, что вы обсуждали при первой встрече.

9
Готово.

Советы

Если вы получаете очень много визиток, то задумайтесь о приобретении программного обеспечения, которое позволит их сортировать и хранить. Существуют сканнеры визитных карточек, а также программы, способные считать, распознать и выбрать необходимую информацию с бумажной визитной карточки. Они могут сэкономить вам огромный объем труда по вбиванию этой информации в ваш компьютер вручную.
Если вам требуется знать больше о своих бизнес-партнерах, чем просто их имена и телефонные номера, то подберите программное обеспечение, позволяющее хранить и управлять большими объемами информации о клиентах или партнерах.
Начинайте действовать быстро, если вы обещали что-то своим новым знакомым или если кто-то заинтересовался вами и вашим делом.
Не давайте необработанным визиткам копиться. Занимайтесь их сортировкой и внесением данных в свой компьютер как минимум один раз в неделю, прежде чем вы окончательно забудете, с кем вы встречались и почему.

Предупреждения

Если вы храните всю контактную информацию клиентов или партнеров на своем компьютере, не забывайте регулярно делать резервную копию, на случай если ваш компьютер сломается или «полетит» жесткий диск. Сделайте создание резервной копии информации автоматическим, если это возможно.

Источник: http://ru.wikihow.com/